Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 16 janvier 2025

1. Introduction et engagement

Chez Services financiers ASSURINVEST Inc., la protection de vos renseignements personnels est une priorité absolue. Nous reconnaissons l'importance de la confiance que vous nous accordez en nous confiant vos informations.

Cette politique de confidentialité explique de manière claire et transparente :

• Quels renseignements personnels nous recueillons
• Comment nous les utilisons
• Avec qui nous les partageons (le cas échéant)
• Comment nous les protégeons
• Quels sont vos droits concernant vos données
• Comment exercer ces droits

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels à des tiers.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

3. Renseignements personnels recueillis

3.1 Informations recueillies directement

Lors de votre utilisation de notre site web ou de nos services, nous pouvons recueillir les types de renseignements personnels suivants :

Informations d'identification

• Nom complet (prénom, nom de famille)
• Date de naissance
• Numéro d'assurance sociale (NAS) - uniquement si requis pour l'établissement d'un contrat d'assurance
• Adresse postale
• Adresse courriel
• Numéros de téléphone (résidentiel, cellulaire, bureau)

Informations financières

• Revenus annuels
• Actifs et passifs
• Montant de l'hypothèque
• Dettes
• Objectifs financiers
• Tolérance au risque

Informations familiales et personnelles

• État civil
• Nombre de personnes à charge
• Bénéficiaires désignés
• Profession et employeur

Informations de santé (assurance uniquement)

• Questionnaire médical
• Antécédents de santé
• Habitudes de vie (tabagisme, alcool)
• Pratique d'activités à risque
• Rapports médicaux (avec consentement explicite)

3.2 Informations techniques automatiques

Lorsque vous visitez notre site web, certaines informations sont collectées automatiquement :

• Adresse IP
• Type de navigateur et version
• Système d'exploitation
• Pages visitées et durée des visites
• Date et heure de la visite
• Site web référent (d'où vous venez)

Ces données sont recueillies via des cookies et technologies similaires (voir section 9).

3.3 Méthodes de collecte

Nous recueillons vos renseignements personnels par les moyens suivants :

• Formulaires en ligne : formulaire de contact, demande de soumission
• Rencontres en personne, par téléphone ou vidéoconférence
• Analyse de besoins financiers (ABF)
• Formulaires de souscription d'assurance ou de placements
• Correspondance par courriel ou courrier postal
• Documentation fournie par vous (relevés bancaires, déclarations de revenus, etc.)

4. Finalités et utilisation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont utilisés uniquement pour les fins suivantes :

4.1 Services professionnels

• Évaluation de vos besoins en assurance et en placements
• Analyse de votre situation financière globale
• Recommandations personnalisées de produits et services
• Préparation et soumission de demandes d'assurance
• Ouverture de comptes de placement
• Gestion de votre dossier client et suivi des polices

4.2 Communication et service client

• Répondre à vos questions et demandes d'information
• Traiter vos réclamations
• Vous informer de changements concernant vos produits ou nos services
• Renouvellements et révisions de vos protections
• Communications importantes sur la réglementation

4.3 Conformité et obligations légales

• Respecter nos obligations envers l'AMF et la CSF
• Lutte contre le blanchiment d'argent (LBA) et financement du terrorisme
• Conservation des dossiers selon les exigences réglementaires
• Répondre aux demandes des autorités compétentes

4.4 Amélioration de nos services

• Analyse statistique (données anonymisées)
• Amélioration du site web et de l'expérience utilisateur
• Formation interne de nos représentants

5. Partage des renseignements personnels

Vos données sont traitées avec la plus stricte confidentialité. Elles ne sont partagées qu'avec les tiers suivants, dans le cadre strict de nos activités professionnelles :

5.1 Partage nécessaire aux services

Destinataire	Finalité	Base légale
Assureurs et institutions financières	Souscription de polices, ouverture de comptes, gestion des placements	Exécution du contrat
Réassureurs	Évaluation du risque pour assurances complexes	Intérêt légitime
Professionnels de la santé	Rapports médicaux pour souscription d'assurance	Consentement explicite
Courtiers partenaires	Expertise spécialisée (rares cas)	Intérêt légitime
Conseillers juridiques/comptables	Dossiers complexes nécessitant collaboration	Intérêt légitime

5.2 Fournisseurs de services (sous-traitants)

Nous faisons appel à des fournisseurs de services pour certaines activités :

• Hébergement web : Cloudflare Pages (États-Unis - clauses contractuelles types)
• Service de courriel : EmailJS ou équivalent pour formulaire de contact
• Logiciel de gestion : CRM sécurisé pour gestion des dossiers clients

Ces sous-traitants sont liés par des accords de confidentialité stricts et ne peuvent utiliser vos données que pour les fins autorisées.

5.3 Divulgations requises par la loi

Nous pouvons être tenus de divulguer vos renseignements dans les cas suivants :

• Ordre d'un tribunal
• Enquête de l'AMF ou de la CSF
• Centre d'analyse des opérations financières du Canada (CANAFE) - LBA
• Prévention de fraude ou d'activités illégales
• Protection de nos droits légaux ou de ceux de tiers

6. Transfert de données hors Québec/Canada

En règle générale, vos renseignements personnels sont stockés et traités au Canada.

Cependant, certains fournisseurs de services (comme Cloudflare) peuvent héberger des données sur des serveurs situés à l'extérieur du Canada, principalement aux États-Unis.

Mesures de protection

Lorsqu'un transfert international est nécessaire, nous nous assurons que :

• Le pays destinataire offre un niveau de protection équivalent à celui du Québec
• Des clauses contractuelles types sont en place (garanties contractuelles)
• Votre consentement explicite est obtenu lorsque requis
• Les données sont chiffrées lors de la transmission

7. Sécurité et protection des renseignements

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques rigoureuses pour protéger vos renseignements personnels contre :

• Perte ou vol
• Accès non autorisé
• Divulgation, copie, modification ou destruction non autorisées

7.1 Mesures techniques

• Chiffrement SSL/TLS pour toutes les communications web (https://)
• Stockage sécurisé sur serveurs protégés avec accès restreint
• Pare-feu et systèmes de détection des intrusions
• Sauvegardes chiffrées régulières
• Antivirus et mises à jour systématiques
• Authentification forte pour accès aux systèmes

7.2 Mesures administratives

• Accès limité aux renseignements (principe du besoin de savoir)
• Identification unique pour chaque employé/représentant
• Formation continue sur la protection des données
• Politiques internes de confidentialité strictes
• Accords de confidentialité signés par tous les employés
• Audits réguliers de sécurité

7.3 Mesures physiques

• Locaux sécurisés avec contrôle d'accès
• Armoires verrouillées pour documents papier
• Destruction sécurisée (déchiquetage) des documents obsolètes
• Surveillance des locaux

7.4 Incident de confidentialité

En cas de violation de la sécurité (incident de confidentialité) affectant vos renseignements personnels :

• Nous évaluons immédiatement la gravité de l'incident
• Nous prenons des mesures correctives pour limiter les conséquences
• Nous notifions la Commission d'accès à l'information (CAI) si requis par la loi
• Nous vous informons directement si l'incident présente un risque de préjudice sérieux
• Nous documentons l'incident dans un registre

8. Conservation des renseignements personnels

Vos informations personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour :

• Vous fournir les services demandés
• Respecter nos obligations légales et réglementaires
• Maintenir les dossiers conformément aux exigences professionnelles

Périodes de conservation

Type de document	Période minimale	Fondement légal
Dossiers clients actifs	Durée de la relation d'affaires	Exécution du contrat
Dossiers clients inactifs	5 ans après fin de relation	Exigence CSF
Documents comptables	7 ans	Exigence fiscale (ARC)
Polices d'assurance terminées	5 ans après expiration	Exigence AMF
Correspondance importante	Selon la nature	Pratique professionnelle

Destruction sécurisée

À l'expiration des périodes de conservation, vos renseignements personnels sont détruits de manière sécurisée :

• Documents papier : déchiquetage confidentiel
• Données électroniques : suppression sécurisée (écrasement multiple)
• Supports physiques : destruction physique (disques durs, USB, etc.)

9. Cookies et technologies de suivi

Ce site web utilise des cookies et technologies similaires pour améliorer votre expérience de navigation.

Types de cookies utilisés

Type	Finalité	Durée
Cookies essentiels	Fonctionnement du site (préférence de langue, sécurité)	Session/1 an
Cookies analytiques	Statistiques anonymes de trafic (ex: Google Analytics)	2 ans
Cookies de performance	Optimisation de la vitesse et du chargement	1 an

Nous n'utilisons PAS :

• ❌ Cookies publicitaires ciblés
• ❌ Trackers tiers invasifs
• ❌ Partage de données avec des réseaux publicitaires

Gestion des cookies

Vous pouvez contrôler et gérer les cookies via les paramètres de votre navigateur :

• Bloquer tous les cookies
• Accepter uniquement les cookies de première partie
• Supprimer les cookies existants

Note : Le blocage de certains cookies peut affecter les fonctionnalités du site.

10. Vos droits

Conformément à la LPRPSP et à la Loi 25, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels :

10.1 Droit d'accès

Vous pouvez demander l'accès à tous les renseignements personnels que nous détenons sur vous.

Délai de réponse : 30 jours maximum

Frais : Gratuit (sauf frais de transcription, reproduction ou transmission si montant important)

10.2 Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.

Action : Nous procédons à la rectification dans les meilleurs délais et en informons les tiers ayant reçu ces informations.

10.3 Droit de retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles en tout temps.

Conséquence : Le retrait peut affecter notre capacité à vous fournir certains services.

Exception : Impossible si le traitement est requis par la loi ou un contrat.

10.4 Droit à la portabilité

Vous pouvez demander que vos renseignements personnels vous soient transmis dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

10.5 Droit à la désindexation (droit à l'oubli)

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles dans certains cas (fin de relation, consentement retiré, données obsolètes).

Limite : Impossible si conservation requise par la loi (ex: obligations comptables, AMF).

10.6 Droit de déposer une plainte

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de :

11. Comment exercer vos droits

Pour exercer l'un de vos droits ou pour toute question concernant vos renseignements personnels, contactez-nous :

Processus de traitement

1. Soumission de la demande par écrit (courriel ou courrier)
2. Vérification de votre identité (pour des raisons de sécurité)
3. Accusé de réception sous 5 jours ouvrables
4. Réponse complète sous 30 jours maximum
5. Prolongation possible de 30 jours additionnels si demande complexe (avec justification)

Aucuns frais pour une demande raisonnable. Si la demande est manifestement excessive, nous pouvons facturer des frais raisonnables ou refuser la demande.

12. Mineurs

Nos services s'adressent aux adultes (18 ans et plus).

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs de moins de 18 ans sans le consentement d'un parent ou tuteur légal.

Si nous découvrons qu'un mineur a fourni des informations sans consentement parental, nous supprimerons ces données immédiatement.

13. Modifications de la politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment pour refléter :

• Des changements dans nos pratiques
• Des évolutions réglementaires ou légales
• Des raisons opérationnelles

Les modifications importantes seront publiées sur cette page avec une nouvelle date de mise à jour. Si les changements affectent de manière significative vos droits, nous vous en informerons par courriel (si possible) ou via un avis sur le site.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informé de la manière dont nous protégeons vos informations.

14. Questions et contact

Pour toute question, préoccupation ou demande concernant cette politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, n'hésitez pas à nous contacter :

Engagement AssurInvest : En utilisant notre site web et nos services, vous acceptez les termes de cette politique de confidentialité. Nous nous engageons à traiter vos renseignements personnels avec le plus grand respect, la plus stricte confidentialité et conformément à toutes les lois applicables.

Protection de votre vie privée = Notre priorité